Foire aux
Questions
Le bâtiment en général
- Où se situe exactement notre bâtiment ?
Le bâtiment est situé à l’avenue Abel Dubois à Mons, face à l’entrée de Mons Expo. Nous occuperons la partie gauche du bâtiment jouxtant le centre commercial et nous le partagerons avec l’ONEM.
- Disposerons-nous d’un parking ?
Un parking partagé avec l’ONEM se situe au sous-sol et des places extérieures seront également disponibles. Le parking intérieur sera essentiellement utilisé pour la flotte de véhicules de service et il n’est pas prévu de prévoir des places pour le personnel. L’organisation et l’utilisation de ce parking doivent encore être précisées dans le cadre des groupes de travail.
Les parkings des Grands Prés et Mons Expo situés à proximité sont accessibles et gratuits.
- Y aura-t-il des vestiaires et douches pour les cyclistes ?
Au sous-sol, il y aura un parking vélos ainsi qu’un local vestiaires et douches.
- Et pour les motos ?
Un parking motos est également prévu. Un vestiaire sera mis à disposition des motocyclistes mais nous n’avons pas encore défini la forme exacte de celui-ci.
- Quel est le fonctionnement du chauffage dans le bâtiment ?
Le bâtiment sera équipé d’un système HVAC de dernière génération. HVAC est une abréviation couramment utilisée pour Heating – Ventilation and Air Conditioning. Il s’agit d’une installation permettant de gérer la température intérieure et ainsi d’améliorer le confort des employés sur le lieu de travail. Ce système chauffe en hiver, refroidit en été et permet de renouveler l’air en permanence.
La présence d’un système HVAC nécessite que les fenêtres restent fermées. Dans le cas contraire, son effet serait diminué voir complètement réduit à néant.
- Les fenêtres seront-elles équipées de stores ?
Oui, elles seront équipées de stores intérieurs. Il n’y a cependant pas d’inquiétude à avoir concernant le potentiel effet du soleil sur la température étant donné que le système HVAC refroidira l’espace et que les vitrages utilisés seront plus performants que ceux dont nous disposons actuellement.
- Vous prévoyez de la moquette au sol. Qu’en est-il des personnes allergiques ?
Nous reviendrons plus en détails sur ce sujet mais il a été prouvé que la moquette était en réalité plus hypoallergénique que les vinyles (revêtement actuel du siège administratif) étant donné qu’elle retient la poussière dans ses fibres. Nous serons également attentifs quant au choix d’une moquette de qualité ainsi qu’à son entretien.
- Y aura-t-il de l’air conditionné ? Si oui, est-ce que cela ne risque-t-il pas de provoquer des maux de gorge ?
Il n’y aura pas d’air conditionné à proprement parler mais un renouvellement d’air qui sera maintenu à une température constante. Il n’y aura donc pas de sensation de courant d’air pouvant causer des maux de gorge.
- L’accès au bâtiment ainsi que le pointage seront-ils identiques ?
Notre badgeuse actuelle Unitime/Uniweb sera déplacée dans le nouveau bâtiment. Nous aurons toujours la possibilité de rentrer dans les locaux via notre badge de pointage.
- Y aura-t-il des toilettes pour les personnes à mobilité réduite ?
Oui, une toilette pour les personnes à mobilité réduite sera accessible au rez-de-chaussée.
- Y aura-t-il un coin fumeur à l'extérieur ?
Oui mais son emplacement exact doit encore être défini. Néanmoins, comme dans la vie de tous les jours, que ce soit en terrasse au restaurant ou au café, la cohabitation fumeurs et non-fumeurs reste une question de savoir-vivre.
- Comment s'organisera le tri des déchets ?
Une poubelle sera disponible dans chaque coin café et permettra de trier les déchets résiduels et les PMC. Un bac pour les papiers-cartons sera disponible dans l’espace impression.
- Le bac courrier semble facilement accessible depuis l'espace de réception du bâtiment. N'y-a-t-il pas un souci en termes de confidentialité ?
Non, notre futur bâtiment sera réservé aux services administratifs. Il n'accueillera donc aucun client, seulement des visiteurs invités. Il n'y a donc pas de raison qu'un visiteur "fouille" le bac à courrier. Par ailleurs, un travail de dématérialisation va être initié et réduira considérablement la quantité de courrier papier.
Quant au courrier jugé parfois « sensible », il fait déjà l’objet aujourd’hui d’un traitement particulier par le secrétariat. Cela continuera donc de la même manière dans le futur.
- Pour certains services, tels que Fin B.P., de grosses enveloppes reviennent des dépôts. Le bac courrier sera-t-il assez grand ?
Oui. Par ailleurs, comme expliqué plus haut, un travail de dématérialisation va être initié et réduira considérablement la quantité de courrier papier.
- Etant donné que nous serons invités à être mobiles et à occuper différents espaces, y aura-t-il assez de prises de courant pour pouvoir travailler au coin café ou à la cafétéria ?
Oui, bien sûr !
Le concept
- NewOù pourrons-nous ranger nos effets personnels et nos dossiers ?
Des casiers personnels et sécurisés seront à votre disposition à chaque étage, à côté du coin café. Un casier vous sera réservé et vous pourrez y mettre vos effets personnels (votre ordinateur en fin de journée, la photo de vos enfants, vos sachets de thé, vos bonbons… mais pas de denrée périssable). Un porte-manteau sera aussi installé à chaque étage pour vous permettre d'y suspendre votre manteau.
Les dossiers du service seront, quant à eux, rangés dans des armoires adaptées.
- Les dossiers "chauds" sur lesquels vous travaillez, ceux qui sont sur votre bureau aujourd'hui, pourront être rangés dans les armoires basses à proximité de votre coeur d'équipe.
- Les dossiers "tièdes", que vous avez besoin de consulter régulièrement ou que vous devez garder à portée de main, pourront être rangés dans les armoires de la réserve de l'étage (à proximité des ascenseurs)
- Les archives "froides", que vous ne consultez pas mais que vous devez garder cinq ans, pourront être rangées dans le local archives au sous-sol.
- Comment les besoins en termes d'espaces et de bureaux ont-ils été définis pour chaque équipe ?
Au début du projet, Colliers a rencontré les managers afin de connaître les habitudes et besoins de leur équipe en termes de rangement, d'espaces de travail, le type de travail réalisé, le degré de concentration nécessaire… Chaque manager était également invité à communiquer le nombre de collaborateurs estimés dans son service en 2024. Le développement du concept ainsi que la réalisation des plans se sont faits sur base de ces informations, en accord avec les principes de base validés par le comité de pilotage.
- Comment a-t-on décidé de regrouper certains services avec d'autres ?
De la même manière, chaque directeur de département, aidé par son encadrement, a été invité à compléter une matrice de contact. Cette matrice "cotait" chaque service en fonction de leur fréquence de contact. Les plans ont également été établis, dans la mesure du possible, sur base de cette matrice. Néanmoins, grâce à la disposition rationnelle du nouveau bâtiment, la distance entre services sera de toute façon bien plus courte que dans nos bureaux actuels. La présence de nombreux espaces de rencontre, sociaux, etc. renforcera également les contacts inter-départements.
- Comment vous assurerez-vous du respect des règles ?
Un guide d'utilisation est en cours de rédaction et nous en appellerons au bon sens et à la responsabilité de chacun. Les responsables seront bien évidemment attentifs à ce qu’il soit respecté. Néanmoins, nous sommes conscients qu’un changement tel que celui-ci nécessite un temps d’adaptation. C’est pourquoi, peu après le déménagement, nous poursuivrons l’accompagnement au changement et des actions seront organisées afin d’assurer au mieux la transition.
- Disposerons-nous d'espace en suffisance si tout le service est présent le même jour ?
Oui, sans problème. Le coeur d'équipe comporte un nombre de postes de travail limité, néanmoins, il ne s'agit que d'une zone d'ancrage, nous pourrons aisément utiliser les autres postes de travail disponibles à l'étage. Par ailleurs, de nombreuses salles de réunion ou d'espaces thématiques sont prévus et permettront aisément de travailler ensemble dans un espace dédié.
- Faudra-t-il réserver les cockpits ?
Afin d'assurer la disponibilité des cockpits, certains seront réservables, d'autres ne le seront pas.
- Dans les espaces thématiques, disposerons-nous d'écrans individuels ?
Ce point est encore en cours d’étude, certains espaces pourraient en être équipés.
- Les cockpits permettant d'accueillir plusieurs personnes seront-ils équipés d'écrans de projection ?
Ce point est encore en cours d’étude.
- Pourrons-nous intégrer des livres dans la bibliothèque ?
Dans l’espace thématique « bibliothèque », nous pourrions, en effet, intégrer des livres. Vous pourrez notamment y retrouver les éditions du magazine interne Yellow. Il faudra néanmoins que nous définissions le type de livre ainsi que la gestion de ceux-ci.
- Certains services administratifs tels que les RH ou les Assurances reçoivent beaucoup de collègues des dépôts. Où pourrons-nous les recevoir ?
Des salles de réunion de différentes tailles seront disponibles au rez-de-chaussée du bâtiment. Dans les étages, seuls les collègues de votre service ou de votre département (DG ou HT) et qui ont besoin d’un poste de travail pour travailler seront autorisés.
Les espaces communs
- NewDepuis le Clean'up day, nous disposons d'un économat commun. Qui s'occupe de son approvisionnement ?
C'est le service Secrétariat qui est en charge de l'approvisionnement de l'économat commun.
Si vous souhaitez commander un article spécifique, en lien avec votre métier, rien ne change, c'est toujours le service Achats qui est votre interlocuteur privilégié.
- Y aura-t-il un réfectoire ?
Oui, avec une terrasse extérieure. Le réfectoire sera aménagé de manière à pouvoir aussi être utilisé en dehors des heures de repas ou à l’occasion d’événements.
- Certains services possèdent un frigo, une cafetière… Pourrons-nous encore fonctionner de la sorte dans le nouveau bâtiment ?
A l’avenir, tout sera centralisé au coin café de chaque étage ou dans la cafétéria.
- Comment seront gérés les frigos ?
Cela doit encore être défini.
- Le local « copy corner » bénéficiera-t-il d’une tablette surélevée pour y poser ses feuilles de papier ?
L’aménagement de ce local n’a pas encore été réalisé mais c’est prévu.
- (Recrutement) Pourrons-nous utiliser les grandes salles de réunion du rez-de-chaussée pour réaliser des examens écrits et oraux ?
Les examens écrits rassemblant plusieurs dizaines de candidats, comme c’est le cas pour les conducteurs, seront toujours organisés à l’extérieur. Pour les plus petits groupes, par contre, les examens pourront avoir lieu au siège administratif, en réservant la salle et en respectant le nombre de personnes autorisées.
Les postes de travail & leur équipement
- NewAurons-nous toujours la possibilité de détruire certains documents ?
Oui, une déchiqueteuse pour les documents confidentiels sera installée dans chaque coin impression.
- Aurons-nous un bureau attitré ?
Comme expliqué durant la session d’information, l’ensemble des espaces sera partagé par les collaborateurs. Cela signifie qu’il n’y aura plus de bureau attitré. Chaque service disposera cependant d’une zone d’ancrage définie.
- Disposerons-nous d’armoires en suffisance pour nos dossiers ? Devrons-nous numériser l’ensemble de nos documents avant le déménagement ?
Il y aura bien entendu des armoires et des locaux de rangement à chaque étage mais il est clair que nous allons tendre de plus en plus vers la numérisation de nos documents/dossiers.
Un trajet de digitalisation/dématérialisation va être mis en place pour vous accompagner dans ce chemin.
- Pourrons-nous encore boire ou manger à notre poste de travail ?
Non, il y aura un coin café à chaque étage qui permettra une pause et un partage entre collègues de différents services.
A l’intérieur du bâtiment, nous prendrons nos repas à la cafétéria multifonctionnelle au rez-de-chaussée. Pour les en-cas, nous utiliserons le coin café.
En ce qui concerne les boissons, nous pourrons prendre notre gourde à notre poste de travail ; les autres boissons seront tolérées mais le mieux restera le coin café́. Nous éviterons un maximum tout ce qui est susceptible de laisser des traces sales ou collantes.
- Notre équipe a besoin de beaucoup de concentration. Cela risque d’être plus difficile dans un environnement ouvert avec plusieurs postes de travail…
Les espaces ouverts sont composés de maximum huit postes de travail, deux blocs de quatre postes séparés par des armoires basses. Ils sont destinés à être des zones calmes, avec nuisances et perturbations limitées au sein desquelles nous réalisons notre travail quotidien. Si une tâche nécessite une concentration plus importante, nous pourrons utiliser des locaux spécifiques ou encore une des zones thématiques prévues à cet effet.
- Quelle est la hauteur des armoires dans les espaces communs ?
Les armoires dans les espaces communs seront des armoires basses, de près d’1m de hauteur.
- Seront-elles fermées à clé ?
Oui, elles pourront être fermées à clé.
- Envisage-t-on des bureaux dont la hauteur est modulable en fonction d’une position assise ou debout ?
Le modèle exact des bureaux n’est pas encore arrêté.
- Pourrons-nous bénéficier de flipcharts dans les salles de réunion ?
Les salles de réunion seront équipées d’un tableau blanc. A priori, le flipchart ne sera donc plus nécessaire. D’autres outils digitaux, actuellement méconnus ou peu utilisés, seront également mis à disposition.
- Disposerons-nous d’assez d’espace au réfectoire sur le temps de midi ?
Oui, sans problème. Le réfectoire permet d’accueillir 38 personnes et ce, sans compter le fait que tous les TECiens ne prennent pas leur pause de midi en même temps. De plus, si on prend en compte le télétravail, l’ensemble du personnel ne sera jamais présent le même jour.
- La plieuse réservée au CSP Finances clients externes sera-t-elle bien au premier étage ?
Oui, comme indiqué sur les plans du premier étage, c’est ce qui est prévu.
- Si je change régulièrement de place, qu'en est-il du nettoyage ?
En adoptant ce concept d'espaces partagés, nous devrons mettre l'accent sur le nettoyage. Celui-ci sera renforcé. Un travail est en cours du côté des Achats.
L'équipement informatique & la téléphonie
- Y aura-t-il encore des imprimantes personnelles ?
Non, il y aura un local commun à chaque étage qui comprendra une imprimante-copieur-scanner. Nous étudions également la mise en place d’un système d’identification par badge permettant d’éviter le mélange des documents. L’utilisation de ces outils sera complétée au fur et à mesure de l’avancement du dossier.
- Les collaborateurs seront mobiles dans ce nouveau concept. Est-ce que les outils informatiques seront adaptés ?
Il va de soi que pour que le système fonctionne, il est nécessaire que les outils informatiques soient adaptés et fonctionnels. Nous sommes en train de définir l’équipement futur sur cette base mais il est certain que le système mis en place devra permettre des déplacements plus fréquents sans désagrément.
- Disposerons-nous de claviers individuels ?
Chaque collaborateur disposera d’un clavier et d’une souris sans fil, qu’il pourra ranger dans son casier à la fin de la journée.
- Pourrons-nous téléphoner à notre bureau ?
Dans le nouveau concept de ce bâtiment, de courts appels seront tolérés mais dès que la conversation durera plus de 2 minutes, il vous sera demandé de vous diriger dans un cockpit ou autre espace collaboratif. Il s’agit essentiellement d’une question de savoir-vivre avec ses collègues, pour éviter de les déranger. Nous reviendrons vers vous à ce sujet dans un second temps.
- Notre équipe a beaucoup de contacts téléphoniques, notamment avec les dépôts. Devrons-nous nous déplacer, sans savoir si l’appel peut être traité en deux minutes ou en vingt ? N’aurons-nous pas l’impression de déranger les autres personnes présentes sur l’étage ?
La règle générale est que les coups de téléphone de plus de 2 minutes ne peuvent pas être pris dans les espaces ouverts partagés. Nous discuterons plus précisément de la manière dont cela s’organisera concrètement, etc. lors des prochaines sessions d’information et de formation.
- Quand nous recevrons un appel et que nous devrons nous déplacer dans un cockpit, disposerons-nous toujours de notre connexion SAP ?
Oui, nous avons opté pour un réseau Full Wifi. Les applications ne seront donc pas déconnectées.
- Comment connectera-t-on notre PC au bureau ?
Grâce à une docking station, comme c’est le cas actuellement.
- Je dispose actuellement de deux écrans. Comment ferai-je avec un seul écran ?
Nous disposerons d'un seul écran en effet, mais il s'agira d'un grand écran de 34 pouces au lieu de 24 actuellement. Il sera donc aisé de séparer l'écran en deux espaces de travail. Une manipulation facile existe sur Windows, nous vous la repartagerons.
La digitalisation & la dématérialisation
- Quand et quelles formations prévoit-on dans le cadre de la digitalisation ?
Ce n'est pas encore défini, un groupe de travail planche actuellement sur le sujet.
Le design
- Quel est l'intérêt d'avoir des plantes artificielles dans le bureau ? Ne risque-t-il pas d'y avoir des poussières ?
Les plantes vertes sont un élément de décoration, comme des étagères, des objets décoratifs ou des cadres. Le nettoyage sera revu en fonction du nouveau bâtiment, de notre utilisation de celui-ci et des espaces aménagés. Dépoussiérer ces plantes artificielles en fera partie.
- Y aura-t-il des plantes vertes ?
Oui tout à fait. Le contrat que nous avons actuellement avec notre fournisseur sera revu et adapté aux besoins du nouveau bâtiment.
- Certains bureaux seront isolés acoustiquement grâce à des parois vitrées. Nous avons peur d’un effet « aquarium ». Est-ce que ces espaces seront équipés de stores ou de vitres sablées ?
D’un point de vue sécurité, les vitres devront être équipées d’un habillage. Sans être entièrement sablées, celles-ci ne seront néanmoins pas complétement transparentes et nous n’aurons pas d’effet « aquarium ».
Les petits plaisirs
- L’amicale de la cantine continuera-t-elle d’exister ?
Oui, un groupe de travail va être mis en place pour réfléchir aux services au personnel et autres petits plaisirs. L’amicale sera bien entendu intégrée et participera à la réflexion.
- Y aura-t-il toujours des distributeurs de boissons ?
Oui. La forme et le contenu de ceux-ci doivent encore être définis par le groupe de travail concerné.
- Pourra-t-on faire livrer des colis personnels au bureau ?
Cela sera étudié dans le cadre du groupe de travail consacré aux petits plaisirs.